Inicio Foros Diplomado Compras y Abastecimiento Enero 2021 ESTRUCTURAR UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS Respuesta a: ESTRUCTURAR UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Respuesta a: ESTRUCTURAR UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Inicio Foros Diplomado Compras y Abastecimiento Enero 2021 ESTRUCTURAR UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS Respuesta a: ESTRUCTURAR UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS

#36504

1- DEFINIR POSICIONES
 Gerente de compras
El responsable de este departamento debe ante todo tener la capacidad de planificar y tomar decisiones rápidas, así como tener una habilidad especial para negociar con los proveedores. Estas habilidades son cruciales para la obtención de mejores precios y contratos que se traducirán en mejoras de las ganancias de la empresa.
 Encargado de compras
Los encargados construyen y gestionan las relaciones con sus proveedores. Deben negociar y acordar contratos, establecer normas de calidad y organizar las fechas de entrega, para que los productos lleguen a tiempo y los almacenes no estén sub o sobre abastecidos.
 Asistente de compras
Es la persona que se encarga de todo el proceso que implica para una empresa o institución la adquisición de un bien o servicio. Así, es quien se encarga de elaborar la documentación necesaria para solicitar ofertas a distintos proveedores para un mismo producto.
 Auxiliar de compras
Un auxiliar de compras desempeña funciones esenciales dentro de las industrias que requieren un suministro constante de elementos, como las empresas de fabricación. Esta posición administrativa asegura que los trabajadores tienen suficientes materiales para la productividad efectiva, manteniendo los costos bajos para los mayores beneficios globales de la empresa.

3- PROCESO DENTRO DE LA ESTRUCTURA
La estructura es lineal ya que se sigue una sola línea de mando en la que cada parte sabe de quien recibe instrucciones y cuál es su responsabilidad. El gerente es quien firma las órdenes de compra, también recibe a los proveedores y se encarga de que el requerimiento este correcto, y en caso de que no este presente, el encargado de compras también está autorizado a firmar, además de realizar otras funciones, como compras internacionales o importación de insumos, etc.
Las ordenes de compras las lleva a cabo el asistente de compras, y los auxiliares le dan soporte en todo los que necesite la asistente, o en dado caso el encargado de compras.
Los auxiliares también llevan a cabo cotizaciones, y se dividen las funciones dependiendo de los tipos de productos que se requieran. Además de dar seguimiento las rutas de envió en caso de que haya que retirar o recibir algún material.
4- RESPONSABILIDAD DE CADA POSICIÓN DENTRO DE LA ESTRUCTURA
Gerente de compras
 Negociación con proveedores.
 Información a tiempo real del stock de la organización.
 Analizar periódicamente los precios de las materias primas, componentes o materiales.
 Diseñar el área de compras, como responsable máximo de éste área deberá tener la potestad de diseñar la estructura de esta para mejorar.
 Cumplir con las fechas señaladas en los procesos de cierres contables y entrega de información.
 Buscar continuamente el mejor precio manteniendo la calidad solicitada por el área de operaciones.
Encargado de compras
 Gestionar, efectuar y validar las adquisiciones y contratación de servicios para todos los contratos menores.
 Mantener actualizados los precios de los suministros convencionales, entregando mensualmente los precios al gerente.
 Coordinar y Supervisar con el coordinador de equipos logística y distribución de los materiales adquiridos.
 Realizar un registro documental en planillas de las adquisiciones efectuadas
 Cumplir con los requerimientos de calidad total en las adquisiciones.
• Asistente de compras
 Desarrollar la base de datos de los proveedores
 Supervisión de niveles de existencias y determinar necesidades de compra.
 Indagación sobre proveedores potenciales.
 Órdenes de compra
 Realización de seguimiento de pedidos y garantizar entregas puntuales.
• Auxiliar de compras
 Dar soporte a la asistente o a alguien del departamento que lo requiera.
 Solicitar cotizaciones a los proveedores.
 Recepción de los documentos que llegan al área.
 Dar seguimiento a las órdenes de compra.
 Elaboración de informes del área.

sdsadsadsa

X
X
X