La correcta gestión de las cuentas por pagar tiene una vital importancia en el departamento de finanzas, para tener un registro al día y representativo de todos los compromisos con los que cuenta la empresa; del mismo modo influye en los plazos de pago disponible para prever de contar con el flujo de caja necesario y poder cumplir con dichos compromisos.
Es por esta razón que para todas las empresas, especialmente para aquellas que se encuentran en pleno crecimiento, es crucial mantener unas finanzas sanas, las cuales les permitan llevar la operación adecuadamente.
Contar con una buena administración de las cuentas por pagar de la compañía hará posible que ésta pueda:
- Realizar los pagos de facturas en tiempo y forma, evitando así la generación de intereses innecesarios.
- Mantener un adecuado flujo de efectivo y tener una buena relación con los diversos proveedores de la empresa. Incluso, está última puede ayudar a obtener mejores condiciones de pago, lo cual sin duda es de beneficio para la organización.
En QualityGB estamos comprometidos a brindarte información y soluciones que ayuden a tu empresa a mantenerse en constante crecimiento para ser altamente competitiva. Por ello, en esta ocasión queremos compartirte algunas recomendaciones importantes para que puedas gestionar adecuadamente las cuentas por pagar y mantengas una buena salud financiera en tu organización, además de una relación cordial con tus proveedores.
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Capacita a tu personal
El personal es el recurso más valioso de una empresa, por ello al cuidarlo, capacitarlo, valorarlo y reconocerlo se logra un equipo que sienta la misma pasión y compromiso que tú, como director de empresa, tienes; por tanto, hay sinergia, y la sinergia da resultados espectaculares.
Es entonces cuando debes pensar en proveerles de todas las herramientas que necesiten para que desarrollen más y mejor su trabajo.
El Taller Gestión Efectiva de las Cuentas por Pagar ofrece un planteamiento metodológico y sistemático de las claves para administrar las cuentas por cobrar comerciales y las cuentas por pagar, con la finalidad de que el participante tenga las herramientas indispensables para incrementar los beneficios económicos futuros de una empresa.
Al llevar un control exhaustivo de cada una de estas cuentas se evita el riesgo de errores en la gestión de las mismas, retrasos en los pagos, la pérdida de documentos e intereses por mora, entre otras cosas.
Automatiza y estandariza la gestión de las cuentas por pagar
Es decir, lleva un control de las facturas de costos y gastos, esto bajo una forma estandarizada. Asimismo es recomendable administrar dichas facturas por centros de costos y proyectos para mayor facilidad; para esto es también fundamental que el personal tenga capacitación constante, que les permita estar al día con los cambios o actualizaciones.
Afortunadamente hoy en día para este punto puedes apoyarte con un software ERP, el cual además de ayudarte en lo anterior, puede ser muy útil para otras actividades importantes de la administración de cuentas por pagar, tales como el control de los gastos de viaje de tu equipo de trabajo, para el establecimiento de políticas de revisión y control de cuentas por pagar, para agilizar el proceso de autorizaciones de pago de facturas, entre otras más.
Mantén una buena comunicación con tus proveedores y revisa que cumplan sus compromisos
Es posible que en alguna ocasión tu empresa no pueda cumplir con el pago en tiempo de alguna factura. Para este tipo de casos se sugiere que avises anticipadamente al proveedor y expongas la situación, de tal forma que puedas que puedas negociar otra fecha de pago.
También es recomendable que confirmes que cada uno de tus proveedores se encuentre cumpliendo en tiempo y forma con los compromisos previamente pactados. Por ejemplo, que determinados productos sean entregados en la fecha establecida, en la cantidad solicitada y en buen estado, de lo contrario realizar la devolución o reclamo correspondiente.
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Como puedes notar, es muy relevante tener una buena gestión de las cuentas por pagar, de manera que se generen impactos positivos tanto en las finanzas de la empresa, como en la operación de la compañía en general.